早上那份归档错的报告,张伟调走了,他登记错了位置,差点让赵工的项目组抓瞎。
这教训太狠了。陈主任让我“彻底查清楚”,错在哪?为什么错?赵工的火气是消了,可我这坎儿还没过。
我走到资料库管理员王姐面前。她正对着电脑屏幕核对目录。
“王姐,”我叫了一声,“忙吗?”
王姐抬起头,“小孙啊,刚缓过劲儿来?赵工那边没事了吧?”
“嗯,报告送过去了,没耽误他们下午的活。”我拉开旁边的椅子坐下。
“王姐,我想再仔细查查早上那个事。那份‘KF-03-SY-JC-2013-08’号文件,归档位置登记错的根源到底在哪?”
“张伟他…平时登记流程没问题吧?”
王姐叹了口气,“流程是死的,关键看执行的人用不用心。”
“张伟那小子,总想着快点弄完拉倒。你看,”她指着屏幕上的历史操作记录。
“上周三下午,他录入了这批新归档文件的登记信息。”
“内容他倒是登记对了,但位置绑定这里…”
她移动鼠标,光标停在一个数字编号上。“C-23-08。这是他手动输入的。”
“但实际存放的位置,应该是B区专用柜,编号应该是B-7-05。”
“他八成是看着手里一堆文件,记混了柜子编号。系统有模板,但他没用下拉选项,自己敲的,这不就容易出错嘛。”
我心里不禁疑问起来:“手动输入的?系统不是有自动关联的位置选项吗?为什么不用?”
“嫌麻烦呗,觉得点几下比输一串数字慢。”
“咱们资料库内部区域划分细,新来的或者不上心的,就容易搞混。”
“C区放的多是通用技术资料备份,B区才是按项目初期阶段分的非密专项资料。”
我盯着屏幕上那个刺眼的“C-23-08”,这就是导致赵工大发雷霆的源头?一次图省事的手动输入错误?
“王姐,光查清这个还不行。陈主任说要‘彻底’。”
“我想把这次涉及的、还有最近张伟经手归档的所有文件登记信息,都重新核对一遍。”
“我怕还有类似的隐患,万一再出一次赵工那样的事…”
王姐看着我认真的样子,点点头:“行,是该彻底清一清。这小子走之前留的‘尾巴’,咱们得替他收拾干净了。”
“谢谢王姐!”我心里踏实了点,“就从张伟最后一周处理的归档记录开始,一份份对!实物位置和登记信息,必须百分百对上。”
王姐调出记录清单:“上周他处理的,一共二十七份。咱们分头行动?你按清单找实物,我盯着系统记录。”
“好!”我立刻起身,拿过打印出来的清单。
资料库很大,一排排高大的档案柜有如沉默的巨人。
我按照清单编号,一份份去找那些文件。
大部分都没问题,位置对得上。但找到第六份时,卡壳了。
清单上写着:“WQ-01-DJ-2013-03,型号初期电磁兼容性测试分析(非密),归档位置:D-18-12。”
我在D区18排12号柜找了好几遍,没有!柜子里放的是其他项目的环境试验报告。
“王姐!”我赶紧跑回去,“这份WQ-01-DJ-2013-03,D-18-12柜里没有!”
王姐立刻在系统里查:“登记位置确实是D-18-12…奇怪,实物呢?”她起身,“走,去D区看看。”
我们又仔细翻了一遍D-18-12柜,确实没有。
“会不会是张伟根本没放进去?或者放错地方了?”我有点急了,“这报告重要吗?”
“WQ-01是新无人机适配项目,当然重要!他登记了位置却没放对…这都什么事儿啊!再找找附近柜子!”
我们俩在D区附近几个柜子一通翻。十几分钟后,王姐在D-17-10柜最里面抽出一份文件。
“找到了!在这儿呢!WQ-01-DJ-2013-03,没错!位置应该是D-17-10!他登记成D-18-12了!差一排!”
又是手动输入的错误!位置又错了!
这要是哪个项目组急着要这份报告,按登记位置来找,岂不是又扑个空?
“张伟啊张伟…”王姐气得直摇头,“这工作态度真是…害人不浅!赶紧改系统记录!”
我们立刻在系统里把这份文件的位置信息更正为“D-17-10”。
“还有二十份,咱们抓紧!”王姐催促道。
核对到第十八份文件时,清单显示:“TL-02-KF-2013-11,陀螺仪组件老化寿命预估报告(非密),归档位置:A-9